산더미 같은 자료, 손쉽게 관리하기

▲자료정리는 상쾌한 환경을 만든다. (백외섭 동년기자)

디지털화하기

하지를 지나서 날마다 최고기온을 경신하고 있다. “올 여름 열대야가 처음 나타났다.”고 방송은 보도하고 있다. 산행을 같이하기로 약속한 친구에게 “밖에 나가지 말고 집에서 푹 쉬자.”고 연락했다. 이런 날 그간 생산하고 수집하였던 사진과 문서자료를 다시 한 번 정리하기로 하였다. 현대인은 간편·신속한 디지털 시대에 살고 있다. 많고 많은 사진이나 자료를 손쉽게 관리하는 방법으로 이를 관리번호를 부여하여 디지털화할 필요가 있다. 자료나 사진이 없어지기 전에 틈틈이 하나씩 디지털화를 권고한다. 한 번 보고 방치하면 나중에 다시 찾기 어려운 것이 모두의 경험이다. 이런 기회를 이용하여 중요한 것은 디지털화하고 나머지는 과감하게 버리는 것이 자료정리의 한 방법이다.

연도별 관리번호 부여

사진, 문서 등 모든 자료에 관리번호 부여하기를 권장한다. 많은 종류의 자료를 장기간 관리하기 위하여 날짜순, 종류별, 일련번호 순서로 관리번호를 부여하고, 제목이나 주제를 기록하는 것이 효율적이었다.

첫 8자는 연월일, 둘째 숫자는 종류구분, 끝으로 같은 날짜, 종류별로 일련번호를 부여한다. 예를 들면 ‘20151127.2.3 유치원 가는 길’은 2015년 11월 27일 쌍둥이 손주가 유치원 가는 사진이다. 이런 방식이다.

연도별 관리번호를 부여하면 다시 찾기에 매우 편리하다. 정확한 기억은 없더라도 대개 얼마 전은 추측하는 것이 모두의 경험이다.

종류별 파일관리

자료 건수가 많아지면 한 곳에서 관리할 수 없는 상황이 되고 종류별로 파일을 관리해야 편리하다. 사진은 ‘가족, 친구모임, 자원봉사, 평생교육 참여’ 등으로 구분하여 별도 파일로 보관한다. 많은 양의 칼럼이나 주요자료는 ‘정치, 경제 ,사회, 문화’ 등으로 다시 분류한다. 기고기사나 자기작성 문서는 문서성격 등을 감안하여 분류한다. 예를 들어 ‘아들가족 2, 고교친구 모임 31, 브라보 마이 라이프 동년기자단 95’로 부여한다. 문서도 같은 요령이다. ‘31’에는 고등학교 동창들의 모임이나 산행을 보관하고, ‘95’에는 브라보 마이 라이프 동년기자단 활동을 관리한다. 평생교육 파일에는 ‘한 방에 익히는 시니어 재무 설계’ PPT 자료를 보관한다.

일련번호 부여하기

일자별, 종류별로 구분한 자료에 끝으로 일련번호를 붙이면 모든 사진과 문서는 중복 없이 정리할 수 있다. 대개의 자료는 파일 하나로 관리할 수 있으나 가족사진과 친구모임 사진은 양이 많아 연도별로 별도 파일을 만든다. 예를 들면 ‘2015년 가족사진, 2016년 친구모임’ 방식이다. 편의상 종류별로 구분하였으나 자료의 분량이 적은 경우에는 파일 한 곳에 여러 종류를 통합관리하면 편리하다.

위에서 소개한 것은 필자가 사용하는 방식의 한 부분이다. 더욱 효율적인 방법이 많이 있을 수 있다. 조그만 참고가 되시기 바란다.